Privacyverklaring

Privacyverklaring

INLEIDING

Bij Print & Co hechten we het grootste belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en tot wie u zich kunt wenden voor meer informatie of om uw wettelijke rechten uit te oefenen.

Als u ons persoonsgegevens van andere personen verstrekt, bvb. van uw medewerkers, dient u deze personen over ons privacybeleid te informeren voor u ons hun persoonsgegevens toevertrouwt. Wij zullen van onze kant al het mogelijke doen om u en deze personen te informeren en te verzekeren dat persoonsgegevens bij ons veilig zijn.

Wij behouden ons het recht voor om ons privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen indien de wetgeving of onze interne procedures dat nodig maken. U kunt de huidige versie van ons privacybeleid te allen tijde raadplegen op onze website www.printenco.be/privacyverklaring.

INHOUD VAN ONS PRIVACYBELEID

Overzicht

1. De verwerkingsverantwoordelijke
2. De doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens
3. De rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens
4. De verwerkte persoonsgegevens en in voorkomend geval de noodzaak van hun verstrekking
5. Duur van de verwerking en de bewaring van gegevens
6. Categorieën van ontvangers en doorgifte van persoonsgegevens
7. Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens
8. Contact opnemen met Print & Co in verband met de gegevensverwerking

De verwerkingsverantwoordelijke

De juridische entiteit die de verwerking van uw persoonsgegevens controleert is Print & Co BV, met maatschappelijke zetel te Dorp-West 21, 9080 Lochristi, met KBO nummer 0893.897.956 (hierna 'Print & Co', 'ons', 'onze' of 'wij' genoemd). Print & Co BV is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens omdat het de doeleinden en middelen voor de verwerking heeft bepaald.

De Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens

Print & Co verwerkt persoonsgegevens van zijn klanten en leveranciers, van contactpersonen van zijn klanten en leveranciers en van bezoekers van zijn website voor de volgende doeleinden:

1. Verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten met het oog op de verzending van offertes, facturatie, dienst na verkoop, beheer van de klant- of verkooprelatie, alsook voor wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dit doel;
2. Verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten met het oog op direct marketing;
3. Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, contactpersonen van leveranciers en potentiële leveranciers met het oog op inkoop, dienst na verkoop, beheer van de leveranciersrelatie, alsook voor wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dit doel;
4. Verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website die de contactpagina invullen dan wel een prijsofferte aanvragen, met als enige doel het beantwoorden van het verzoek dat de bezoeker instuurt.

De rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

De rechtsgrond voor deze verwerkingsactiviteiten is respectievelijk:

1. Voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten voor het doeleinde van verkoop;

• Als u een natuurlijke persoon klant bent en wij uw persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst, is onze rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens:
  •  de noodzaak om onze overeenkomst met u uit te voeren.
• Als u een medewerker van onze klant of potentiële klant bent en de klant of potentiële klant ons uw contactgegevens heeft verstrekt met het oog op de uitvoering van een overeenkomst met de klant, of om met de klant te communiceren of een offerte aan de klant op te volgen, is onze rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens:
  • de noodzaak voor Print en co en de klant om volgende legitieme belangen te kunnen aanwenden: de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst te organiseren en daarover met elkaar te communiceren.
  • Gelet op het beperkte gebruik dat van uw contactgegevens wordt gemaakt, menen wij dat deze belangen zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt 7 over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen

2. Voor de verwerking van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen van klanten en potentiële klanten met het oog op direct marketing zijn onze rechtsgronden:

• Voor verwerkingsactiviteiten die algemeen als weinig indringend worden beschouwd zoals bvb. met de gewone post verzonden promoties of nieuwsbrieven die wij via e-mail naar onze eigen klanten sturen, als wij uw e-mailgegevens rechtstreeks van u hebben ontvangen in de context van een verkoop en wij ze uitsluitend gebruiken voor de promoties van eigen, vergelijkbare producten van Print & Co :
  • de noodzaak voor Print en Co om volgende legitieme belangen te kunnen aanwenden: de verkoop bevorderen, de relatie met de klanten versterken, de klantentrouw te vergroten enz.
  • Gelet op het weinig indringend karakter van deze verwerking (elke nieuwsbrief die u per e-mail wordt verzonden bevat bovendien een link waarmee u zich uit de nieuwbrief kunt uitschrijven), menen wij dat deze belangen zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt 7 over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen.
• Voor marketinginitiatieven zoals telefonisch contact of voor nieuwsbrieven via e-mail die niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoen
  • uw toestemming.
  • Wij zullen uw toestemming vragen op het ogenblik dat wij uw persoonsgegevens ontvangen, door middel van een mondelinge vraag of een klein menu met verschillende keuzevakjes die u kunt aanvinken:

'Ik wens geïnformeerd te worden over Print & Co, zijn producten en promoties en wil daarom het volgende ontvangen:

[] e-mail nieuwsbrieven

[] telefonische oproepen

U kunt te allen tijde uw toestemming intrekken zoals uiteengezet in punt 7 hierna.

3. Voor de verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, contactpersonen van leveranciers en potentiële leveranciers met het oog op inkoop, dienst na verkoop, beheer van de leveranciersrelatie is onze rechtsgrond:

• Als u een natuurlijke persoon leverancier bent en wij uw persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van een overeenkomst, is onze rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens:
  • de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren.
• Als u een medewerker van de leverancier bent en de leverancier of potentiële leverancier ons uw contactgegevens heeft verstrekt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst of om met de leverancier te communiceren of een offerte of verkoop van de leverancier op te volgen:
  • de noodzaak voor Print en co en de leverancier om volgende legitieme belangen te kunnen aanwenden: de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst te organiseren en daarover met elkaar te communiceren.
  • Gelet op het beperkte gebruik dat van uw contactgegevens wordt gemaakt, menen wij dat deze belangen zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt 6 over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen.

4. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als dat om wettelijke redenen vereist is (zoals de garantie na verkoop) of voor fiscale of boekhoudkundige doeleinden. De rechtsgrond hiervoor is:

de naleving van de Europese of de nationale wetgeving.

5. Voor de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website die de contactpagina of offerteaanvraag invullen, met als enige doel het beantwoorden van het verzoek van de bezoeker, is onze rechtsgrond:

• de noodzaak om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst acties te ondernemen;
• de noodzaak voor Print en co om volgende legitieme belangen te kunnen aanwenden: uw verzoek behandelen en daar gevolg aan geven.
  •  Aangezien u het initiatief hebt genomen om uw verzoek via de contactpagina in te sturen (en wij veronderstellen dat u een antwoord wenst) en het beperkte gebruik dat van uw gegevens wordt gemaakt om u te antwoorden, menen wij dat de belangen van Print en co zwaarder wegen dan uw belangen of grondrechten en vrijheden. Als u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om onderstaand punt 7 over uw wettelijke privacyrechten te raadplegen.

De verwerkte persoonsgegevens en in voorkomend geval de noodzaak van hun verstrekking

1. Voor klanten

• Naam van de natuurlijke persoon klant of het bedrijf*(1)(2)
• Adres*(1)(2)
• Voor een bedrijfsklant: contactpersonen* (1)(2)
• Functie of hoedanigheid
• E-mailadres* (1)(2)
• Vast en/of mobiel telefoonnummer* (1)(2)
• Bankrekeningnummer en bankinstelling (1)
• Gepersonaliseerde drukbare bestanden voor klanten (1)

De persoonsgegevens (1) worden verwerkt voor het doeleinde van verkoop en wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dat doel. De persoonsgegevens (2) worden verwerkt voor direct marketing doeleinden.

De hierboven met een * aangeduide persoonsgegevens moeten worden verstrekt.

2. Voor leveranciers

• Naam van de natuurlijke persoon leverancier of van de bedrijfsleverancier
• Adres
• Voor een bedrijfsleverancier: contactpersonen
• Contractinformatie
• E-mailadres
• Vast en/of mobiel telefoonnummer

Leveranciers moeten alle bovenstaande informatie verplicht verstrekken. De gegevens worden verwerkt voor het doeleinde van aankoop en wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dat doel.

3. Voor bezoekers van de websites

• Naam
• Contactgegevens
• Op de contactpagina ingevulde gegevens
• Antwoord op uw vraag

Deze gegevens worden op louter vrijwillige basis verstrekt. Als u echter een verzoek instuurt, moet u uw naam en elektronische contactgegevens invullen. De persoonsgegevens worden enkel verwerkt om passend gevolg te geven aan uw verzoek.

Duur van de verwerking en de bewaring van gegevens

1.  Voor klanten:

     Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het doeleinde van verkoop, zolang u de status van een actieve klant hebt. Persoonsgegevens van niet-actieve klanten worden bewaard zolang dat om wettelijke, compliance, fiscale of boekhoudkundige redenen nodig is, of voor de duur waarin uw aankopen aanleiding kunnen geven tot vorderingen.

     We verwerken uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden totdat u zich verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dat doel, of indien de verwerking steunt op uw toestemming, totdat u uw toestemming intrekt.

2.  Voor leveranciers:

Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang het nodig is in de context van de contracten die wij met u hebben gesloten. Na de beëindiging van onze actieve samenwerking met u, worden uw persoonsgegevens bewaard zolang dat om wettelijke, compliance, fiscale of boekhoudkundige redenen nodig is.

3.  Voor bezoekers van de websites die de contactpagina invullen:

     Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang het nodig is om uw verzoek te behandelen en er gevolg aan te geven. Daarna worden de gegevens niet bewaard (tenzij in voorkomend geval in de context van een andere verwerking voor andere doeleinden zoals uiteengezet in dit privacybeleid).

Categorieën van ontvangers en doorgifte van persoonsgegevens

6.1 Print & Co. maakt uw Persoonsgegevens over aan volgende categorieën van ontvangers:

• Haar zelfstandige medewerkers en personeelsleden
• Verwerkers, waarop met het oog op een specifieke opdracht (bv. IT-dienstverleners en boekhouder) beroep wordt gedaan en waarmee Print & Co een passende verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Deze verwerkers kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de doeleinden zoals bepaald door Print & Co en in overeenstemming met dit Privacy Beleid; Print & Co doet op dit ogenblik een beroep op de volgende (onder)aannemer(s):
• Boekhouder
• IT-dienstverlener: Keep-IT
• Microsoft (Outlook)
• Octopus Accountancy Software

6.2 Onverminderd het voorgaande is het mogelijk dat Print & Co uw persoonsgegevens moet openbaar maken:

• Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Print & Co hiertoe verplicht is op grond van de wet, een uitdrukkelijk verzoek van deze diensten of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten
• Wanneer Print & Co nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens een van de overgedragen activa zal zijn

6.3 Als deze mededeling van persoonsgegevens een doorgifte inhoudt buiten de Europese Unie, naar een land zonder passend niveau van gegevensbescherming, zal Print & Co verzekeren dat er passende contractuele voorzieningen bestaan om uw privacy te beschermen.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

7.1  Als betrokkene beschikt u over een aantal rechten die u kan uitoefenen t.a.v. Print & Co. Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen gelieve contact op te nemen met ons via de contactgegevens hierna beschreven.

De rechten die u heeft zijn de volgende:

• Recht van inzage: u hebt een inzagerecht m.b.t. welk type persoonsgegevens wij van u verzamelen, hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en u hebt recht op een kopie van uw persoonsgegevens.
• Recht tot rectificatie: u hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens die wij verwerken te actualiseren of rectificeren.
• Recht op gegevenswissing: in bepaalde omstandigheden kunt u vragen dat wij uw persoonsgegevens wissen.
• Recht op beperking van de verwerking: u hebt het recht te vragen dat wij het gebruik van uw persoonsgegevens in welbepaalde omstandigheden stopzetten zo ondermeer wanneer u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij over u verzamelen inaccuraat zijn of dat ons gebruik van uw persoonsgegevens onrechtmatig is. Indien u op geldige wijze dit recht uitoefent, zullen wij uw persoonsgegevens opslaan en zullen wij deze niet langer verwerken.
• Recht van bezwaar: daar waar wij ons op onze gerechtvaardigde belangen baseren om uw persoonsgegevens te verwerken, hebt u het recht om u tegen dit belang te verzetten.
• Recht op overdraagbaarheid: u mag ons verzoeken om bepaalde persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en u hebt het recht ons te vragen uw persoonsgegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen wanneer dit technisch mogelijk is.

Zelfs na het bijstellen, rechtzetten of verwijderen van uw Persoonsgegevens, kunnen kopieën daarvan elders zichtbaar blijven, voor zover de Persoonsgegevens gedeeld werden met anderen, of verdeeld werden ingevolge uw privacy instellingen, of gekopieerd werden. Print & Co  zal redelijke maatregelen nemen om derde partijen aan wie uw Persoonsgegevens werden overgemaakt op de hoogte te stellen van uw verzoek om iedere reproductie van uw Persoonsgegevens te wissen. Verwijderde Persoonsgegevens zullen in geen geval op de back-up van Print & Co blijven voor meer dan negentig (90) dagen.

7.2  Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. Hiervoor dient u een verzoek met een kopie van uw identiteitskaart te sturen naar ons e-mailadres. Dit om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren.

       In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Contact opnemen met Print & Co in verband met de gegevensverwerking

8.1  Als u een recht bepaald onder punt 7 wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen op ons e-mailadres voor de privacy: info@printenco.be.

8.2  Als u zich uitsluitend wenst uit te schrijven voor een nieuwsbrief, of als u niet gebeld wenst te worden, kunt u ook op de uitschrijflink in de nieuwsbrief klikken of de beller vragen u niet meer te bellen.

8.3  Als u vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met ons privacybeleid of de manier waarop wij uw gegevens verwerken, mag u niet aarzelen om contact met ons op te nemen via e-mail (info@printenco.be).

8.4  Als u alsnog klachten hebt, kunt u een klacht indienen bij de Toezichthoudende Autoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.